Тема 2. Організація як відкрита система

 

1.      Поняття про організацію, її ознаки, види, етапи розвитку. Внутрішнє та зовнішнє середовище організації.

Організація – це:

·      систематизоване об’єднання свідомих дій людей для досягнення певних цілей;

·      група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення спільних цілей;

·      група, що налічує не менше двох осіб, кожна з яких добровільно вважає себе членом цієї групи, обидва члени здійснюють спільну діяльність і мають спільну мету;

·      сукупність людей і груп, поєднаних для досягнення спільної мети, виконання поставленого завдання за певними правилами і процедурами, розподілом прав та обов’язків.

У процесі виробничо-господарської діяльності працівники об’єднуються для досягнення певних цілей, виконання місії та завдань організації, що забезпечує ефективне використання ділових якостей кожної людини.

Організація – це група людей, діяльність яких свідомо керовано або спонтанно координується для досягнення певної мети.

Згідно із законодавством України організації зі статусом юридичної особи називають підприємствами, товариствами, асоціаціями, об’єднаннями та ін. На практиці використовують також терміни «фірма», «корпорація» та ін.

Організації класифікують за різними ознаками: способами та метою утворення, кількістю цілей, розмірами, юридичним статусом, формами підприємництва, характером адаптації до змін.

На сучасному етапі організації визначають як відкриті системи, тобто такі, внутрішні елементи яких взаємодіють не лише між собою, а й із зовнішнім середовищем.

Відкрита система характеризується:

·     цілісністю (зміна однієї складової зумовлює зміну інших);

·     одно осібністю  (кожну складову можна розглядати окремо);

·     перспективністю (розвиток у напрямі вдосконалення);

·     незалежністю (можливе виокремлення підсистем);

·     спеціалізованістю (здатність виконувати певні роботи);

·     перетворенням вхідних елементів на вихідні;

·     централізацією (одна складова домінує);

·     зростанням (прагнення розширення, збільшення);

·     циклічністю розвитку;

·     рівновагою;

·     непередбачуваністю причин можливих збурень.

Відкрита система має вхід та вихід.

Входом організації як системи є всі види ресурсів (наприклад, матеріали, капітал, робоча сила, інформація), виходом – продукція, послуги, прибуток, соціальна відповідальність, освоєння ринку, забезпечення працівників.

Організація складається з керівної та керованої підсистем, щодо яких частіше вживають термін «система».

У процесі функціонування утворюється ефект синергії (зростання сукупної ефективності управлінської діяльності внаслідок поєднання, інтеграції та взаємодії керівної та керованої систем). Синергія створює умови, за яких загальний ефект перевищує суму показників віддачі окремих підсистем організації, що діють незалежно.

Незалежно від специфіки організації мають такі загальні особливості:

·    визначення місії та цілей;

·   наявність ресурсів (люди, капітал, матеріали, технологія, інформація);

·    залежність від зовнішнього середовища (наприклад, економічних та правових умов, громадських організацій, міжнародних подій, законодавчих актів, конкурентів, техніки, менталітету суспільства);

·    горизонтальний поділ праці (визначення конкретних завдань), що зумовлює утворення відповідних підрозділів та служб;

·    вертикальний поділ праці, спрямований на координацію діяльності, тобто здійснення процесу управління; необхідність управління;

·    наявність формальних та неформальних груп;

·    здійснення певних видів діяльності (наприклад, виробничої, фінансової, інвестиційної, торговельної, науково-дослідної).

Ефективність діяльності будь-якої організації залежить від таких чинників:

·        прибутковості;

·        капіталізації;

·        виживання;

·        підприємницької ініціативи;

·        розвитку комунікацій;

·        результативності (ефективності);

·        продуктивності;

·        здатності формувати культуру;

·        здатності до практичної реалізації;

·        здатності саморозвиватись;

·        вміння ефективно використовувати інвестиції;

·        здатності системи   менеджменту   самовдосконалюватись.

Етапи життєвого циклу організації.  Життєвий цикл організації.

Розвиток кожної організації має циклічний характер, тобто передбачає певні стадії життєвого циклу, що визначають особливості виробничо-господарської, інвестиційної, фінансової та інших видів діяльності.

Відома також інша концепція життєвого циклу організацій, за якою розрізняють чотири стадії їх розвитку:

·         зародження (реєстрація, початкове інвестування діяльності);

·         зростання (нарощення обсягів виробництва і збуту, формування іміджу, збільшення прибутку);

·     «пік» діяльності (максимальні прибутки, обсяги виробництва і збуту);

·      спад (згортання діяльності, переорієнтація).

 Етапи розвитку організації.

1.    «Народження». Проникнення на ринок; забезпечення виживання за збиткової діяльності; забезпечення достатнього обсягу капітальних вкладень для започаткування діяльності організації.

2.   «Дитинство». Закріплення на ринку, його окремих сегментах; забезпечення беззбиткової діяльності.

3.  «Юність». Значне розширення цільових сегментів ринку; забезпечення високих темпів збільшення прибутку; інвестування розвитку на засадах самофінансування.

4.  «Рання зрілість». Подальше розширення сегментів ринку; орієнтація на регіональну диверсифікацію; забезпечення стабільного збільшення прибутків на оптимальному рівні.

5.  «Завершальна зрілість». Формування іміджу підприємства; збалансоване зростання; орієнтація на галузеву диверсифікацію діяльності з метою підтримання рівня конкурентоспроможності; забезпечення підтримання рівня прибутковості на оптимальному рівні.

6.    «Старіння». Збереження позицій або часткове зменшення обсягу виробництва; згортання діяльності; зниження прибутковості, фінансової стійкості.

7. «Відродження». Суттєве оновлення форм, видів та напрямів діяльності; забезпечення умов для збільшення прибутковості; залучення значних інвестицій.

 Внутрішнє та зовнішнє середовище організації

 Внутрішнє середовище організації визначається внутрішніми змінними, тобто ситуаційними чинниками всередині організації. Внутрішнє середовище, де працюють менеджери, охоплює корпоративну культуру, організаційну структуру, технологію виробництва, усі будівлі та споруди, які належать організації, машини та обладнання. Найвагомішим чинником внутрішнього середовища є корпоративна культура. Внутрішня культура організації повинна відповідати як вимогам зовнішнього середовища, так і стратегії безпосередньо організації.

Внутрішню культуру можна визначити як комплекс базових цінностей, переконань, угод і норм, які поділяють усі члени організації. Це своєрідна система загальних цінностей і припущень про те, що і як робиться в організації. Усвідомлення культурних традицій дає змогу новим членам організації правильно мислити, відчувати, розуміти оточуючих.

Зазвичай розрізняють три рівні корпоративної культури.

Найвищий рівень становлять видимі об’єкти: манера одягатись, правила поведінки, фізичні символи, організаційні церемонії, розміщення офісів. Усе це можна побачити, почути або зрозуміти, спостерігаючи за поведінкою членів організації.

Другий рівень – загальні цінності й переконання, які свідомо поділяють і культивують члени організації. Це виявляється в їх розповідях, вимові, символах, які вони використовують. Деякі цінності так глибоко укорінюються в корпоративній культурі, що працівники перестають їх помічати. Ці базові припущення та переконання й становлять сутність корпоративної культури. Саме вони управляють поведінкою та рішеннями людей на підсвідомому рівні.

Культура багатьох організацій базується на припущенні, що кожний індивід намагається на високому рівні виконувати доручені йому обов’язки. У таких організаціях працівники мають більше свободи і вищу відповідальність, довіряють один одному і працюють спільно.

Американські економісти М. Мескон, М. Альберт та Ф. Хедоурі розрізняли такі основні внутрішні змінні будь-якої організації, як цілі, структура, завдання, технологія та люди (працівники).

Цілі – це конкретний кінцевий стан або очікуваний результат, якого намагається досягти група працівників разом. Існує багато різновидів цілей залежно від характеру організацій.

Структура –  це логічні взаємовідносини  рівнів управління та видів роботи, що сприяють якнайефективнішому досягненню цілей організації.

Завдання – це види роботи, які необхідно виконати певним способом та в певний термін. Це робота з предметами та знаряддями праці, інформацією, людьми.

Технологія – це засіб перетворення вхідних елементів (наприклад, матеріалів, обладнання, сировини) на вихідні (наприклад, продукт, виріб). Історично технологія формувалась у процесі трьох переворотів: промислової революції, стандартизації, механізації та автоматизації із застосуванням конвеєрних складальних систем.

Британська дослідниця управління Дж. Вудворд поділила технології на три категорії.

1.  Одиничне, дрібносерійне або індивідуальне виробництво.

2.   Масове або великосерійне виробництво.

3.   Технології безперервного виробництва.

Згідно з підходом американського соціолога Д. Томпсона існують багатоланкові технології (наприклад, складання автомобіля).

Посередницька технологія (наприклад, банківська справа) – це така, що пов’язує вкладників і тих, хто бере займи в банку.

Інтенсивні технології характеризуються застосуванням спеціальних прийомів, навичок або послуг (наприклад, монтаж кінофільму).

В Україні розрізняють індивідуальні, дрібносерійні, серійні, великосерійні, масові та масовопоточні технології.

Працівники – найважливіший ситуаційний чинник організації, роль якого визначається їх здібностями, обдарованістю, потребами, знаннями, поведінкою, ставленням до праці, позицією, розумінням цінностей, оточенням, якостями лідера.

Взаємопов’язані внутрішні змінні утворюють системну модель.

Внутрішнє середовище організації має вигляд функціональних сфер, які є загальними для всіх типів організацій.

Кадрова функція – це забезпечення виробничої та інших сфер людськими ресурсами (найм, підготовка та перепідготовка), виконання всіх пов’язаних із соціальною сферою управлінських дій: оплата, добробут, умови найму.

Фінанси та бухгалтерський облік – це грошові аспекти бізнесу, у тому числі управління засобами (наприклад, витрати, зміна грошової маси). Бухгалтерський облік – це збирання, опрацювання та аналіз фінансових даних.

Забезпечення ресурсами означає здійснення та вдосконалення системи матеріально-технічного забезпечення організації матеріалами, напівфабрикатами, машинами та енергетичними ресурсами.

Виробнича функція – це забезпечення функціонування виробничого процесу залежно від мети цієї функції; прийняття рішень у сфері технологій, організації, календарного планування, виробництва, а також контролю якості (усі ці численні завдання входять до оперативно-виробничого управління).

Функція розвитку продукту та процесу виробництва – це організація досліджень і розвитку процесів, розроблення високих технологій, комп’ютеризація, удосконалення організації процесів; вивчення тривалої динаміки розвитку продукту як основного чинника конкуренції на ринку, здійснення інноваційної політики організації.

Функція розвитку матеріально-технічного забезпечення виробництва – це розвиток інструментального господарства, ремонтних служб та служб технічного оснащення з метою забезпечення раціональних термінів фізичного та морального зносу технічних систем.

Маркетинг – це особливий вид діяльності з прогнозування, здійснення, виявлення та задоволення бажань споживача. Виконання цих функцій для однієї організації називають мікромаркетингом, для суспільства загалом – макромаркетингом. При вивченні поведінки покупців слід враховувати їх соціальні, психологічні, культурні, освітянські, вікові та інші чинники; вони визначають необхідність створення продукту, проблему пошуку інформації про нього, оцінювання альтернатив, приймають рішення про купівлю продукту та оцінюють його якість при експлуатації.

Загальні характеристики зовнішнього середовища організації

До зовнішнього організаційного середовища входять елементи, які перебувають за межами організації, але істотно впливають на неї. Це конкуренти, ресурси, технології, економічні умови. Розрізняють два рівні зовнішнього середовища організації: загальне середовище та середовище завдань.

Загальне середовище – це елементи, що опосередковано впливають на діяльність організації. Вони містять соціальні, демографічні та економічні чинники, які однаковою мірою впливають на всі організації (наприклад, пришвидшення темпів інфляції, збільшення кількості сімей, де працюють чоловік і жінка).

Зовнішні чинники – це в основному неконтрольовані сили, які впливають на рішення менеджерів та їх дії і в кінцевому підсумку – на внутрішню структуру організації і процеси, що відбуваються в ній.

Зовнішній вплив на організацію виявляється як сукупність трьох основних сфер: віддаленого, промислового та оперативного впливу.

Віддалений вплив складається із серії чинників, які беруть початок за межами організації, як правило, незалежні від внутрішньої ситуації в організації. До віддаленого впливу належать екологічний, економічний, політико-правовий, соціально-культурний, демографічний і технологічний.

До промислового впливу входять виробнича структура, суперництво конкурентів, вхідні та вихідні бар’єри, загроза появи товарів-замінників, вплив постачальників та споживачів.

До операційного оточення зараховують конкурентну позицію, образ споживача, ринок робочої сили, інтереси посередників, ставлення постачальників і кредиторів.

Нагадаємо, що зовнішнє середовище організації – це зовнішні щодо організації сили, які впливають на її результативність.

 Функціональні сфери зовнішнього середовища такі:

Соціальне середовище. Збільшення чисельності населення, розвиток культури, освіти визначають характер зростаючого потенційного ринку; вимірювання потреби в кількості та якості благ, які споживаються (наприклад, продуктів, житла, комфорту), зміна стилю життя спричиняють трансформацію понять зайнятості та відпочинку, здорового способу життя, комфорту житла, а все разом – це мотивація для зміни виробництва благ і послуг.

Правове середовище. Бізнес-організації працюють в юридичних межах; нормами права регулюють поведінку бізнес-організацій, вирішують спори, конфлікти між ними і суспільством загалом. У цьому зв’язку розвиваються закони, контрактне право, захист споживачів тощо.

Державне середовище. Держава в економіці може відігравати три різні ролі: невтручання у процеси економіки (вільний ринок); радикальне втручання в економіку (соціалізм і комунізм); прагматичне втручання, тобто узгодження політичних поглядів, індивідуальної ініціативи, прибуткової мотивації, ринкових сил (регульований ринок).

Політичне середовище. На внутрішній ринок впливають політичні події і рішення; аналогічно політичні чинники можуть впливати на операції у сфері міжнародного бізнесу.

Технологічне середовище. Динаміка попиту і пропозиції на ринку праці, ресурсів і фінансів впливає на темпи інноваційних процесів у технології. Сили конкуренції стимулюють процес розвитку технологій.

Економічне середовище. Процеси виробництва продукції та послуг завжди тісно пов’язані з економічним середовищем: рівнем зайнятості, платіжним балансом, темпами економічного зростання.

Ресурсне середовище. Економісти вважають, що ресурси, які споживає людство, завжди обмежені. Цей принцип можна вважати правильним, якщо йдеться про ресурси, що не потребують значної переробки. У разі використання високих технологій і ресурсів, квазічастинок та компонентів енергії можна стверджувати, що ресурси на землі необмежені. Проблему виробництва становить інший аспект: необхідно навчитись отримувати необмежений обсяг ресурсів без порушення при цьому стійкості та рівноваги параметрів навколишнього середовища, що визначають тривалість перебування людства на землі.

 Види організацій, їх характеристика

За способами і метою утворення організації поділяють на формальні та неформальні.

Формальні організації – це групи працівників, діяльність яких свідомо планується, мотивується, контролюється та регулюється для досягнення певної мети. Такими організаціями є підприємства, відділи, підрозділи, служби, комітети, факультети, кафедри (формальні організації називатимемо просто організаціями).

Неформальні організації – це групи працівників, що виникають і функціонують спонтанно. Найчастіше вони входять до складу формальної організації, створюються на основі спільних інтересів. Неформальними організаціями є групи любителів певних видів спорту, туризму, мистецтва, економічних підходів тощо.

За кількістю цілей розрізняють організації прості (мають одну мету) і складні (ставлять перед собою комплекс взаємопов’язаних цілей), яких в економіці переважна більшість.

За розмірами організації поділяють на великі, середні та дрібні. У великих організаціях працюють тисячі працівників, у середніх – сотні, у дрібних – десятки.

Офіційно зареєстровані організації отримують статус юридичної особи (офіційне визнання, атрибути державної реєстрації, рахунок у банку, форму підприємництва). Усі інші організації є неюридичними особами.

За формами підприємництва розрізняють підприємства, господарські товариства, банки, страхові компанії, інвестиційні фонди та ін.

За характером адаптації до змін організації бувають механістичні (характеризуються, наприклад, консерватизмом, негнучкою організаційною структурою управління, автократизмом у контролі та комунікаціях, фетишизацією стандартизації) та органістичні (характеризуються динамічністю, гнучкістю організаційних структур управління, розвиненим самоконтролем, демократизацією комунікацій).

 2.      Місія і цілі організації. Управління за цілями.

Місія організації – це запрограмований результат, задля якого здійснюються певні дії; це опис майбутнього стану організації.

Значення місії організації:

-     без чіткої, коротко сформульованої мети організації менеджмент неможливий;

-      згідно з окресленою метою менеджери визначають напрями діяльності, критерії оцінювання внеску кожного працівника, здійснюють контроль результатів їх діяльності;

-      мета організації передбачає завдання, інструкції та засоби, необхідні для використання кожним працівником;

-    мета є прямим наслідком (результатом) добре продуманого процесу аналізу та синтезу;

-  мета відіграє значну роль у наданні додаткового значення навколишньому середовищу;

-     мета повинна бути корисною для суб’єкта або його оточення;

-   мета є засобом мотивації працівників.

Мета – це конкретний кінцевий стан або очікуваний результат організації (групи), тобто те, задля чого було створено організацію.

У процесі управління підприємством, організацією цілі виконують такі функції.

1.  Відображають концепції діяльності та розвитку організації, визначають у кінцевому підсумку її характер і особливості.

2.   Зменшують невизначеність поточної діяльності як організації, так і окремого працівника, допомагають пристосуватись до навколишнього середовища.

3.    Становлять основу критеріїв для виявлення проблем, прийняття рішень, контролю та оцінювання результатів діяльності й заохочення працівників.

4.    Згуртовують навколо себе ентузіастів, спонукають їх добровільно брати на себе обов’язки.

 Офіційно проголошені є виправданням для громадськості в необхідності та законності існування організації.

Управління за цілями – це метод поєднання планування, контролю та мотивації; полягає в тому, що до кожного працівника організації доводяться конкретні цілі та контролюється їх досягнення.

 

Розрізняють кілька етапів управління за цілями.

 

І. Розроблення чітких формулювань цілей.

II. Розроблення реалістичних планів їх досягнення:

•   визначення основних завдань і заходів, необхідних для досягнення цілей;

•    оцінювання витрат часу, необхідного для виконання кожної дії;

•  створення календарного плану дій;

•  уточнення функціональних обов’язків виконавців;

•  визначення ресурсів і витрат (складання бюджетів);

•  перевірка термінів виконання та коригування планів.

III. Систематичний контроль та оцінювання роботи.

IV.  Коригування заходів або характеру дій виконавців.

 
«Дерево цілей» – це графічне зображення взаємозв’язку і підпорядкованості цілей, що відображає розподіл місії та мети на підцілі, завдання, окремі дії.

«Дерево цілей» можна визначити як «цільовий каркас» організації, явища чи діяльності. Загальний вигляд «дерева цілей» показано на рис. 1.

«Дерево цілей» з кількісними показниками, які використовують як засіб прийняття рішень, називають «деревом рішень». Основна перевага «дерева рішень» перед іншими методами – можливість пов’язати визначені цілі з діями, що підлягають реалізації.

Основна ідея побудови «дерева цілей» – декомпозиція.

Декомпозиція (розукрупнення) – це метод розкриття структури системи, за якого за однією ознакою її поділяють на складові.

Декомпозицію використовують для побудови «дерева цілей», щоб пов’язати генеральну мету зі способами її досягнення, сформульованими у вигляді завдань окремим виконавцям.

Правила побудови «дерева цілей» такі:

-   основна мета повинна конкретизувати місію організації;

-   визначити цілі для кожного рівня управління;

-   цілі повинні відповідати вимогам;

-   для реалізації цілей необхідно розробити плани заходів у вигляді управлінських рішень;

- завдання повинно містити критерії оцінювання виконання, а також виключати їх суперечності;

-  завдання слід доводити до виконавців.

 Розглянемо технологічні засади побудови «дерева цілей».

 Не існує універсальних методів побудови «дерева цілей». Способи його побудови залежать від характеру мети, вибраного методологічного підходу, а також від того, хто розробляє «дерево цілей», як він уявляє поставлені перед ним завдання, їх взаємозв’язок.

Основне правило побудови «дерева цілей» – це «повнота редукції», процес зведення складного явища, процесу або системи до простіших складових. Для реалізації цього правила використовують такий системний підхід:

-   мета вищого рівня є орієнтиром, основою для розроблення (декомпозиції) цілей нижчого рівня;

-  цілі нижчого рівня є способами досягнення мети вищого рівня і мають бути подані так, щоб їх сукупність зумовлювала досягнення початкової мети.

Вимоги до побудови «дерева цілей»:

-  цілі кожного рівня повинні бути порівнянні за масштабами та значенням;

-     формулювання цілей повинно забезпечувати можливість кількісного та якісного оцінювання досягнення мети;

-    основним принципом побудови «дерева цілей» є повнота редукції, тобто кожна мета певного рівня повинна бути зображена у вигляді підцілей наступного рівня так, щоб сукупність підцілей давала повне уявлення про початкову мету;

-     формулюючи цілі різних рівнів, необхідно описати бажані результати, а не способи їх отримання;

-   підцілі кожного рівня повинні бути взаємонезалежними і не повинні виходити одна з іншої;

-   ознакою завершення побудови «дерева цілей» є формулювання понять, що визначають альтернативні способи досягнення мети. Самі вони не є цілями, це заходи досягнення мети вищого рівня;

-   відсутність суперечностей між цілями, що перебувають на різних рівнях «дерева цілей»;

-   декомпозицію місії та мети на всіх рівнях слід здійснювати за одним методологічним підходом;

-   цілі всіх рівнів повинні виражатись у конкретних обсягах, термінах з визначенням конкретних виконавців (відповідальних);

- забезпечення узгодженості, взаємозв’язку цілей різного порядку. При цьому слід враховувати наявність двох видів взаємозв’язків цілей – горизонтальних та вертикальних.

Вертикальна координація цілей сприяє узгодженню невзаємопов’язаних напрямів діяльності та формуванню конкурентних переваг підприємства.

Горизонтальна координація забезпечує ефективніше використання виробничого потенціалу та його частин (наприклад, кваліфікованих кадрів, що працюють у різних підрозділах, різних видів ресурсів, типізації ноу-хау для їх використання в різних напрямах діяльності, виробничих потужностей для більшого їх завантаження з метою створення умов для зменшення витрат).

Схему зв’язків і узгодженості цілей показано на рис. 2.

Наведена класифікація має практичну спрямованість, позаяк кожна з певних груп цілей потребує певного підходу до побудови й аналізу.

За ступенями кількісної визначеності цілей вибирають відповідні методи аналізу та побудови «дерева цілей», що важливо для подальшої організації діяльності підприємства. Так, для формалізованих цілей можна застосовувати «метод десегрегації», для всіх типів цілей – метод «забезпечуючих умов».

Побудова «дерева цілей» будь-яким методом базується на таких якостях цілей:

-   підпорядкованість – одні цілі зумовлюють інші;

-    розгорнутість – здатність зображувати загальну мету кількома конкретними цілями;

-    співвідносна важливість – різні цілі мають різне значення, що сприяє їх рангуванню з виокремленням з-поміж них більш-менш важливих.

При декомпозиції цілей недоцільно використовувати одночасно в одному «дереві цілей» різні методи навіть тоді, коли це уможливлює характеристика цілей. Спочатку можна побудувати два «дерева цілей» двома різними методами (якщо це узгоджується з метою), а потім порівняти одержані результати.

Метод забезпечення необхідних умов при побудові «дерева цілей» можна використати для декомпозиції мети будь-якого типу. Автором цього підходу є В. М. Глушков, який першим застосував його при побудові графів прогнозування розвитку науково-технічного прогресу. Згодом було доведено, що метод спрацьовує і для більшої кількості випадків. Схематично метод забезпечення необхідних умов показано на рис. 3.

Метод забезпечення необхідних умов передбачає, що сформульована генеральна мета пропонується експертам для аналізу та побудови «дерева цілей». Незалежні експерти висувають вимоги до форми та умов, необхідних для досягнення мети, пропонують перелік оцінок структури цілей, а також заходи досягнення цілей.

Для виконання будь-яких робіт у соціально-економічній системі, якою є організація чи підприємство, необхідно створити певні умови, що й відображено у вигляді цілей першого рівня. Кожний наступний рівень є конкретизацією зазначених умов за термінами робіт, наприклад: 1.1 – залучення інвестицій; 1.2 – одержання кредитів; 2.1 – придбання та налагодження устаткування; 3.1 – залучення кадрів певної кваліфікації; 4.1. – зміни у структурі організації.

Згідно з ієрархією цілей можна відповісти на питання про відповідальність за досягнення різних цілей шляхом встановлення взаємозв’язку ієрархічних рівнів організації та цілей. Декомпозиція цілей розглядуваним методом дає змогу довести на нижчих рівнях (на четвертому або сьомому залежно від складності мети та системи, відносно якої її сформульовано) окремі цілі до виконавців – підрозділів або посадових осіб. За масштабами робіт для досягнення окремих цілей визначають кількість і кваліфікацію виконавців, а за взаємозв’язком окремих гілок встановлюють ефективну кооперацію виконавців.

Розрізняють нормативні та фактичні «дерева цілей» організації. Перше має плановий характер, друге характеризує поточний стан підприємства щодо здійснюваної діяльності. Перехід від фактичного «дерева цілей» до нормативного є завданням, яке розв’язує стратегічне управління.

Цілі визначають у кількісно-якісних показниках внесок до загальних результатів, очікуваних від діяльності окремої виробничої чи управлінської ланки, окремого менеджера чи виконавця-працівника (залежно від змісту конкретної мети та діяльності, пов’язаної з її досягненням).

Цілі встановлюють для кожного напряму діяльності підприємства, кожного виробничого підрозділу, що бере участь у досягненні результатів.

Сукупність цілей можна схарактеризувати за допомогою конкретних показників, що сприяє дотриманню вимоги вимірюваності. Кожне підприємство вибирає та формулює власні цілі, формує систему показників для їх характеристики.

Показники, що в загальному переліку можуть відображати цілі організації, найчастіше згруповують у цілі:

-   загальноекономічні – рівні прибутку та рентабельності (розраховують різними методиками); річний приріст прибутку та доходу в розрахунку на одну просту акцію;

-   маркетингові – загальний обсяг продажу; частка ринку, яку обслуговує підприємство; приріст обсягу продажу; приріст частки ринку; рівні забезпеченості ресурсами та цін;

-    цілі виробництва – масштаб виробництва та динаміка приросту; рівень витрат; додана вартість та її динаміка; рівень якості виробництва; впровадження нових методів виробництва; рівні диверсифікації та ефективності;

- фінансові – мінімізація податкового «пресу»; фінансова стабільність; оптимальна структура капіталу; динаміка обіговості капіталу; ціна акції та рівень дивідендів; приріст інвестицій;

-  науково-технологічні – технологічний рівень; розроблення нових продуктів і технологій; придбання патентів і ліцензій; адаптація ноу-хау до умов виробництва;

- кадрові – оптимальний рівень чисельності та структури персоналу; рівень кваліфікації персоналу; розвиток системи набору, добору, підвищення кваліфікації та перекваліфікації; рівень продуктивності праці;

-   організаційно-управлінські - впровадження ефективних технологій управління; оптимізація часових характеристик для прийняття рішень; впровадження ефективних методів організації виробництва та управління.

Залежно від вибраних класифікаційних ознак існують різні переліки та структури показників, які використовують для опису цілей.

Цілі підприємства не постійні. Зміна середовища, неточне його оцінювання при формуванні цілей, порушення вимог формування цілей, виявлена практикою неправильна постановка окремих цілей, закладений при формуванні чи породжений зміною середовища конфлікт цілей – усе це потребує постійного перегляду цілей, розв’язання їх конфлікту. При цьому слід зауважити, що перегляду і уточненню підлягають не всі цілі одразу. Частковий перегляд і уточнення цілей називають коригуванням. Цілі функціональних служб та структурних підрозділів при коригуванні та розв’язанні конфліктів цілей повинні забезпечувати досягнення мети підприємства.

Приблизну схему узгодження та коригування цілей і розв’язання їх конфлікту зображено на рис. 4.

Значення методики побудови «дерева цілей» полягає в такому:

§ систематизації запису всіх етапів досягнення основної мети;

§ виявленні необхідних шляхів досягнення цілей і уникненні зайвих заходів;

·  можливості досягнення цілей з урахуванням наявних ресурсів;

·  визначенні пріоритету цілей;

·  встановленні конкретних виконавців, характеру та обсягу їх роботи.

 

3.      Горизонтальний і вертикальний розподіл праці в організації

Горизонтальний розподіл праці. Найбільш наочною характеристикою організації є розподіл праці. Якщо дві особи працюють для досягнення однієї мети, вони повинні розподіляти роботу між собою. Розподіл роботи на складові називають горизонтальним розподілом праці. Розподіляючи великий обсяг роботи на численні невеликі спеціалізовані завдання, організація спроможна виробляти значно більше продукції, ніж якби така сама кількість людей працювала самостійно. Класичним зразком горизонтального розподілу праці на виробничому підприємстві є виробництво, маркетинг і фінанси. Це основні види діяльності, які потрібно ефективно здійснювати для досягнення поставлених цілей.

На великих підприємствах здійснюють чіткий горизонтальний розподіл шляхом створення підрозділів, які виконують специфічні конкретні завдання й досягають конкретної специфічної мети. Такі підрозділи найчастіше називають відділами або службами.

Як і ціла організація, підрозділи як її частини – це групи людей, діяльність яких свідомо спрямовується і координується для досягнення загальної мети. Таким чином, по суті великі та складні організації складаються з кількох спеціально створених для досягнення конкретної мети взаємопов’язаних організацій і численних неформальних груп, що виникають спонтанно.

Вертикальний розподіл праці. Оскільки роботу в організації розподіляють на складові, хтось повинен координувати роботу груп для того, щоб вона була успішною. Вертикальний розподіл праці розмежовує роботу з координування дій та власне дії. Діяльність з координування роботи інших людей і становить сутність управління.

4. Організаційна культура.

Культура організації. У процесі еволюції організація формує певну культуру, що характеризує якісні аспекти управлінської діяльності та її відповідність економічним, організаційним, соціальним, екологічним, ергономічним, фізіологічним, естетичним, психологічним та технологічним вимогам.

Культура організації – це сукупність цінностей, традицій, норм поведінки, поглядів, що властиві членам організації.

Організаційну культуру формують об’єктивні та суб’єктивні елементи.

До суб’єктивних елементів культури організації належать:

·     організаційні табу;

·     звичаї;

·     ритуали;

·     зразки поведінки;

·     мова спілкування;

·     гасла.

Основні об’єктивні елементи організації:

·    місцерозташування;

·    дизайн і обладнання робочих місць;

·    престиж;

·    імідж.

Поняття «культура організації», «культура підприємства» стали невід’ємною складовою літературних джерел з менеджменту. Успіх організації чи підприємства залежить не лише від технології та техніки менеджменту, організації бухгалтерського обліку, планування, а й таких якостей, як стиль управління, культура організації, що панують в її підприємницькій діяльності.

Значення підприємства (організації) визначається не лише розмірами активної частини балансу, а й нематеріальними чинниками, такими як «культура підприємства», де виявляються його «характер», «дух» або «стиль», індивідуальність. Під цим оглядом щодалі більше уваги в теорії організації менеджменту вчені та практичні керівники приділяють поняттю «культура підприємства (організації)», а при вирішенні технічних проблем завжди орієнтуються на елементи культури.

Культура підприємства (організації) – це система цінностей, філософія, яку поділяють усі працівники.

До поняття філософії підприємства (організації) входять легенди, ритуали, символи, які зрозумілі всім працівникам і якими вони керуються в повсякденній діяльності.

Культура підприємства (організації) зміцнює внутрішні взаємозв’язки працівників та структурних підрозділів, сприяє посиленню мотивації праці працівників, забезпечує ефективнішу координацію, ніж формальна система контролю та планування, сприяє також інноваціям та їх використанню в діяльності підприємства (організації).